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教你用好微软Office的文件搜索功能

　　不管在下列什么工作环境中，都可在Office 2003中使用“文件搜索”命令来查找文件：在计算机的硬盘驱动器上、局域网络、Microsoft Outlook 邮箱以及网上邻居。您还可在 Outlook 邮箱中查找电子邮件、会议和其他信息。搜索操作提供两种查找文件的方法：基本搜索和高级搜索。Uh!U!{r&G

HvC:BZ#H 　　基本文件搜索
5LF$x6@m3Cd '|Zj7{Dp'E;]LDSd
　　基本搜索能最全面地搜索文件、Outlook 项目和网页。可以查找在标题、内容或属性中包含指定文本的文件。还可以指定搜索文件的范围和搜索文件类型。*~z.P+o yA
2u'P%uEa-?(P L"v1EQ
　　高级文件搜索
m1J ZasM
;n;WRU$Q 　　高级搜索则更加明确，用于根据文件属性查找文件。您可通过创建查询完成此操作，查询是所找到文件必须满足的一条或多条规则的集合。查询的一个示例是“作者 是(精确地) 佚名”。它指定了待搜索文件的作者属性应只包含文本“佚名”。
|;N,O,kYa!jQX6M-\ 6B)@8tzJ-w j
　　自然语言搜索
"t\p+b%m0N @#HC$e` b*{
　　自然语言搜索使用熟悉的会话表达方式(例如“Get all mail from Jane”或“Find all meetings next week”)从“基本文件搜索”任务窗格中搜索 Microsoft Outlook 项目。使用自然语言搜索，您可搜索电子邮件、日历项、联系人、任务和便笺。只有在 Microsoft Office 2003 英文版中才支持自然语言搜索。 h5A3[\_/L
)}^ y`X2x
　　虽然可以在自然语言查询中包括更多信息以获取更好的搜索结果，但是您无需使用完整的句子或者关心语法的正确性。例如，下列自然语言查询是正确的：“High priority tasks”。
/utC,PaA)P
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yj l M 　　自然语言搜索可搜索 Outlook 项目的内容，例如电子邮件的正文，以及项目的属性，例如会议的主题和任务的优先级。n+T~ z ?"af"v
R5U+E k'kD
　　注释 对于网上邻居或您计算机上的文档，虽然不支持自然语言搜索，但是 Office 的“文件搜索”将使用自然语言搜索查询中的信息来查找这些位置中的文件。
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Q(~0p};? 　　使用自然语言的提示w&qv/E_N
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　　搜索电子邮件 Q5nUG~n

do(i4o5F!]6~$G 　　·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索电子邮件的内容。t0T${ P0Df$C

1quiq.Cbn[ 　　示例
!bB9NSO4M9yKYv T(j9@h!KRq
　　“Messages about searching”
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Z,A c5g)h q/b 6n y#J$e9~+x
　　“Messages on the subject: sales quotas”
K wCr9tq
`E ~lq6R#y 　　·搜索电子邮件的属性和其他域。0sY%h1s/I

"Kk"a'QiK${ 　　示例
^7xd xG2Ce
h al:Y6@ g 　　“High priority messages”V*J%A
h6o
8wR:km8P^k
　　“Who did I Cc about natural language searching?”
3@ Q]HBI;b C|-d~T]
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　　“E-mail I need to follow-up on”
y s8Moc6j+v z[ q3ZA_[s;w
　　·搜索包含附件的文档。
Sd?F6u
@&Z5g !YilkZ[
　　示例KeF s)|K
h"C
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　　“Find all mail messages with attachments”5t8PZ'm/W&q!z7FS

+LRRhFKp(X 　　·指定时间范围以缩小搜索范围。
YE$ER T;oAlNS
AoGBy)tk 　　示例P6XI9J
F9?I c'c8L.KJ4Ra

@zcC3uk 　　“E-mail from Bob in the last week about natural language searching”
-^5tv:y3Kl {!}
%@
Zly?l&h-Bog 　　“Find the most recent e-mail from Prasanna”;l5v0uw1[R"? `z%t
u|6\

}?H8X%qY2t gfjC 　　搜索日历|?+m'u,S [5Y1@
ywZ;f/N%n
　　·使用类似于“about”或“subject”的单词来搜索会议的内容。S"j [!t] A7]
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wmL3k
　　示例]p O0nbh-n
S v;z9k$}B1J
　　“Meeting about sales goals”3LE8L D r$cr
)s;d}C k:M,Z.B}wb?T
　　“Show the meeting to introduce new team members”

L0~7Ni4Dx!@ 6_!@WjeZ [
　　·根据参加人搜索会议。
'V3h;Y0Pbn/e bX @ ow|^ Y
　　示例*p!bZ8L#e
.h'xh }M
　　“All meetings with Jim”ax"Kwu
)F^\}g0r$}
　　“Find the meeting organized by Tanya”
N~5f V Eb0wB )Q^T)`&E$O^4zV
　　“Did Bei-Jing accept the meeting about searching?”!Kj'Z
|SO
+d/De[ mvN G-b"a)l
　　·通过指定时间范围来限制搜索的范围。
e4AkEg@+E%A !Z`-v-d-u9@
　　示例
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8|&Wa_$e(X 　　“Find all meetings I attended last Monday”$}Jn1xf

,X3n^%M%N h 　　“Find all meetings the day before yesterday”

搜索联系人.}@HSu WF

/h}8k6b K)w)xB 　　·根据详细信息搜索联系人，例如昵称或生日。
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k0ssa,IFy4re 　　示例
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@ H zpz MEU 　　“Find everyone whose manager is Miles”
_1TZ"K)JK:C
0]:P&sGgv Nl 　　·查找具有共同信息的一组联系人。)~/M*XC3Ur3` S

Z'?8T{e+r 　　示例M|M L2ZSf
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5L+YSeVGR
　　“Contact information for clients who live in Baltimore”
tjVr5~*l:pcQ |Hz`{&p0b
　　搜索便笺 s _Y8gTo6i

G5v
A"qw%x 　　·根据便笺的内容、颜色或其他属性搜索便笺。
\dy&@y6X&V3T*t &[Km`,^eQ n
　　示例$L2z7DW\qY fc

sT_)F%o0W.aA3Pq 　　“All notes I created yesterday”
0A%H4o9khaU M

{p"J"d*{"a5v4}n} 　　“All blue notes about searching”
zjZp{
#M M FIA@L 　　其他提示
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　　·通过指定要搜索的文件夹来缩小搜索范围。
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m5b;XHN4?5w 　　示例
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^2x3M9gv m%k2f*lq(B4B~+IBl
　　“E-mail in my Inbox that I haven't read yet”(eisc K C)E ~;m

ZX&q#{*Rk:{ 　　·使用引号来保持短语的整体性。
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6?H9u ^dR^ 　　示例
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/w"Vi5C~{*d'}Q 　　“Show me meetings about "natural language searching" in the next 5 days”
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　　·指定希望结果返回的顺序。9_ fza+|-vVzW

$B$m4a qh0H,x 　　示例
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　　“E-mail from Helmut, sorted oldest message first”
*~5RPI+F@
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Ar;N.rih+Q

B?#V7p n.[okB 　　文件搜索选项
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　　“文件搜索”任务窗格
?ez"n*a
/[5L,} }7W.G/X'z$O8U5F"d 　　使用“文件”菜单上的“文件搜索”时，“文件搜索”任务窗格将显示在页面右侧。每个 Office 应用程序都可拥有自身的“文件搜索”任务窗格实例。不过，搜索结果对于任何应用程序都是可用的。例如，如果您在 Microsoft Word 中搜索任意类型的文件，并从搜索结果列表中打开某 Microsoft Excel 电子表格，则搜索结果也会显示在 Excel 的“搜索结果”任务窗格中，以便于您可继续使用它们。
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.g?edva? 　　查看搜索结果
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\&I x1W(iw6\(Q
　　开始搜索时，“文件搜索”任务窗格会立即开始列出所找到文件的名称。文件按以下位置分别显示：您的计算机、邮箱和网上邻居。1g[q$[` U

/K'U4ot6Z/z#] 　　从结果列表中，您可以对找到的文件执行多种操作，例如： KJ8AMr#A4d(O2Dl9@
0tx(z%]jU1f
　　·查看文件的属性
8Obj-h/}i!agF%f
3}mna2@3bd 　　·打开文件
d/^O Z s\Zi_*Y \y`+?V.y
　　·在 Web 浏览器中查看文件 0]Hq3y[5q["q"Y
N2p/]0h{
　　·根据某文件新建文档
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:r'`MBw"n,^o 　　·将指向某文件的超链接复制到“Office 剪贴板”中
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5@V,H,~1Q:aD 　　用快速搜索来加速搜索
HJ+yZ9G;] R ?? Qv#q$g
　　快速搜索从文件提取信息并用某种方式进行组织，以便更快速，更容易地查找这些文件。当您的计算机空闲时，就会更新快速搜索索引。)QQP.@ Q,xN4`

0TC:NWZmtv 　　快速搜索使用内置 Windows 索引服务。您可从 Windows 的“搜索”任务窗格中或 Office 中的“基本文件搜索”任务窗格中启用快速搜索支持。
&?b*nf(R9u;AhB ,X)_U3p%R7nt
　　注释 如果没有安装快速搜索，“基本文件搜索”任务窗格就会显示一条注释信息。如果已经安装快速搜索，就会显示其状态为已启用或已禁用。"{;~*i2W5f{#X2s
"l9R%_ y b'mK,\~
　　使用条件和值来生成更复杂的搜索8lus o9`e}4~l
?+N6s3k:_B)o6x#E
　　使用高级搜索时，可以基于文件属性，使用条件和值来搜索文件。r
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s~+s,\'~XN
　　条件是在高级搜索中对文件属性值设置的限制，从而使其更加明确。每一种属性类型都有与之相关的一组条件，高级搜索将自动显示这些条件。例如，如果属性为日期，高级搜索就会显示下列条件选项以及其他选项：“今天”、“明天”和“昨天”。
tdC4_e^(jR"LZ
YK3gH,f$Fd 　　某些条件后面不需要值。在示例“上次修改时间昨天”中，不需要任何附加值，因为条件“昨天”为高级搜索提供了所需的全部信息。
M!md/\0zw$cf

pI \ XlwS 　　某些条件后面需要一个值。例如，条件“等于”后面总是需要一个值，在您配置搜索的时候就要提供该值。co m)J,z1k
a"K

NlBWoD6X"C 　　从“打开”对话框中进行搜索
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X2Iv+~e 3PXoDX
　　通过使用“打开”对话框中的“工具”菜单，可使用基本搜索或高级搜索来查找文件。与在“文件搜索”任务窗格中一样，将根据文件的位置分别显示搜索结果。您可在打开文件的同时查看其属性。