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迷失的亲 2008-6-18 21:32

不传秘诀：用好E-mail的99条技巧

　　礼仪　
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　　不要用公司信箱发私人信件。 j4|)QjE:?

MU^"iL!MD0F 　　如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。
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2d YCt%aJ 　　不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。
/B/J/N*g _C&Z#^ #?K;^%u8n.zHoL]
　　不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。
M~&@8[)ox7S |pVxH:H
　　职业。不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。
tBQ;vO@5rm\
ns4P1T`_!mkI 　　职业2：注意语气。注意你和收信人之间的关系。
@ D_d5wd+~p%~ Y0rF\\ A"na;W
　　小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email。
QW6r6w0mU.q)\ yA'ZrVv-J
　　缩减签名。最好4行，太多就不好了。
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MsJ7v F)f&K 　　引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有“>”。
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i@t [/N F4d 　　愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。
Wu y4M,i jN&B]c
b1[DQ{ 　　澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞错。
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cbuO#WGB;[!k 　　不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉。
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　　注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。
Y5?'a aB l7h j !@Q8N[J-Tz.E!g+w
　　适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。 P6P3jf`,ufr.m/Gt

o.C@F6vMQ 　　不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。
'r1C*]}#e$H'aU/`gN
1E u&g$_D+in 　　遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家。
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.[Nz$tRF 　　沟通及效力 *a6lL TR+`2_ W3d
t.pQS1m,x
　　使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。 P? PRM ?(O;S

Z[N T"Xj6r w a kD 　　简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点。
*l~i;])ag#Q@*f,u
9N,SmM"D;T [:dm 　　摘要。在长信之前加上摘要。 #Jo~@Y4JQFb
s9Q&c _6J e s&r
　　可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。
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%yq#]6d ~*n)Q 　　需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。
*e4~PS+je-M\ S2R:] k(l,z
　　也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。
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v)N A Q-_1^8Q 　　如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。
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Q"d"h!xbM 　　休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。
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f Gt,S$p ` 　　使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸 。 M6e:~*}Mq9Y(V[
9~\4G j?.Tu(z%Zq
　　校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。

迷失的亲 2008-6-18 21:33

　　移动Email
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　　了解限制。
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　　使用Voice-to-text。 Z.t+yG q@AO.N

k6p-^&]3{?:j 　　小心重复或删除。
CneSE(U#lzCy +|9Q*pk5P2|I,j[
　　专用。最好设个专用的移动信箱。
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　　不要给移动设备发附件。 T I#Dk FCB4b

8? J"nhmJlh 　　要节约使用。 -[:s(l C u$M;]'g^

*rWX#S&z;B Ea2j4r 　　生产力，文件夹和过滤 )uG5B{g-tO?

^Y%MPhe1_x 　　快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。
}? d#@2^ H0m3o:a C4uqr*`
　　24小时内回复，某些行业要求可能更快些。
(m/b8yVXC6jn$Z v:uI v2vN;r-G
　　如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。 qZ+WQEc
s3?*q/TaP0E%uc
　　分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。 Ec:x|HsWv8o*S]|

eTdZ})n4r Yi)p 　　纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。 5l { Dg b R/}'P
PRvD@'|/g:_
　　按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。
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l1i`+N&K7w'^ 　　有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。
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　　快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。
)cM6\T5| ;n!L r4z%Gp
　　限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。
:w li3s Kf`7Of-t4A K6Vc?w
　　文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。 ug7I%n,F6dm,v*e^
R2{0L_#U
　　向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。 T y.U`pN"l
r4By-P&xL
　　GTD。如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。
6v BH;FOfo#~5iG!D N&v3y-Hwg
　　标题要明确。
2K4^%y6u7emC+r0x+SQ c 9[JC k4i
　　使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。
Twe,x^'o-E3r w [ cw&W5VX
　　把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。
0M0w!W Qn v"UD[ ,t(\)nyqwE%g P G
　　开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。 0lcKT8t5sp
7t2P u6P_w
　　抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。
-{hA.NtOM 6A"akwH}c8x(E3xE
　　防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。 -v7r {i \,u

RB:bd \G e 　　Email附件 Ff?:\)?$R#]
cZ-q.F.Q Y4EG
　　附件要小。邮箱总不是无限的。 h,vB d2V PO
B.uh&o6o MV}
　　不要转发附件。 \)fx"T1v"u5O}

SWQ`9}[:}L 　　在正文中包含一点附件摘要。
N.Z tP hi e$Ci
u%\2I@s8?Z4_ 　　可以发送链接代替附件。
hM_A.e5v8cY \I#\ E(\.l(^ o5}
　　在线共享文档，比如Google Docs。 H*j~3^9Gp

7J(kknO_v 　　在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。
o#HGN'N:S[ll$E &a3K@-s ~#Y5| W(W
　　在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。
$lbu v H+}'I -K@-x9m'@A{C4V
　　使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。
&x2\0S:D+B9o2y
o,IYD:J [F1B 　　可以使用OpenOffice.org的XML格式。 A,Iix!Vy`

$p6X1X#{_ {S 　　小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。 o"m.?6?5x&x(G
Xs3W^5\e6A;Y
　　知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。

迷失的亲 2008-6-18 21:33

　　技巧，调整和备份 w*Tj5NAxv e

9|-P#\d A\ B 　　使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器，自动分类等。
Kqqj7n*a*w B7@Z
WEv;N PfT 　　合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件，以备以后再读。 Y8EX)^{P ?YRM`
'};nO/@8Q
　　更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法，以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。
(VLY:QA {bh[qIG#OF/j_:Rm
　　加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。
j}$H4^]w]
$rMt+_R/E6pC 　　利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。
bo H9wsn"s
*Yo?c8{7^ 　　不同邮件系统的技巧
~-N2J2v;~;v
_!FSJlg"Q4^ 　　使用Gmail。
EHGv-blY;I
}"m2aw|W 　　少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。 2] u,d` Ax gw jK

w'J%Um+yP4`lo.F d 　　使用Gmail的星标来追踪对话。
*u;DQ;QK^4c2U (m}'qTN)QQ
　　使用Gmail的归档功能。 #B+Xv NS
&_T5nGZ1w},P6o
　　使用Gmail的空间，Gspace等。 B,`)a | vFi

^N\9Wf-@/E5sWI#? 　　使用Gmail的文件转换功能，把不同的格式转成HTML格式。 I Q {;j#O*g c
%p1K9gl z\
　　使用Gmail的MP3播放功能。
U|9H-D,s*}h3_ 7ll9Q G^k
　　Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开（地址还是乱的）。 9Z0sq$Z!m@
W'd!k y+BTr T6S_
　　从Outlook中直接呼叫联系人，需要通过插件实现。
uo E9M"c 0n!{^ a@%| O1x
　　最新的Outlook也可以订阅RSS。 c)RM5f\
%D^'^"z.Q$}
　　Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。
X1d,lF b
6| N0Ua/e g(k;N 　　隐私和安全
YKNGb$v
RN.c6A.s1Uox 　　Email隐私权第一规则：没有真的隐私。
qh0\8tMj`
t_K y*l+ZP 　　遵守Email规定，主要就是企业应该备份全部邮件，所以也没有隐私。 W @?/_ f a6`
_(L|RAu+xA
　　Copy信件，这不是备份，而是有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。
.zQD.e~5x!YM/rm;s (iV!e2MR"Fz'_f2D
　　不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。
`/}|p9] }0A-lMOzE'}
　　使用联系表格（留言本）来代替员工邮箱。 .z7l_nj!e

"T~q:eV0X 　　把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at等。
OaMP?eO _ Eg/A3a;vvb
　　使用免费邮箱，但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。
1q7@ tushh:N ZD7zSK%HOc)I6_SM
　　不请自来的内容不要直接取消订阅，这样也等于认证了自己的邮件地址，把它加到黑名单里就行了。 Vw6D$fkLir%t*ay\w
;e-B@0s_
　　使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。
GG d x$R
/KXd B)P MC.d 　　使用安全的邮件客户端。
{o,@2]'A)d ,_/cyxF kl
　　邮件加密。 vY6gv"b|T\W r H

k,k']&d1b 　　使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展，可以对Web邮件进行加密。 "x9`-x}%N'd E4o?}5A
A2H M)z E)C+i]C
　　秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。
9WpS`_*EZ h'R
wx"D AQ!Wp d-pG ] 　　尼日利亚骗剧。
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　　小心伪装成Paypal，西联等财务公司的信件，不要点其中的链接。 8XVw R4CT'N-tX

0VSt0Yf t*[ CAS 　　小心那些伪装成著名组织的来信。 /gxJ r}

`r$Dr.jp|$c2{ 　　不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它，比如伪装成你自己发的信被退回等。
p BU,Zj
^&ipk2Ji0E 　　头脑要清醒，在Email世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。 4iK2X(A5_%c5d(r F
]6yy:Z7m:?[ N,P1P
　　把这些教给你的小孩。 /ESmf2E4K
M Hx*P6q/Lz]PPp
　　信息只是删除是不够的，必须破坏它，必要时，可使用大铁锤。 ^9m u/t6@8|zG
g%^%l2Qi%L7M
　　保持机器干净，杀毒等等。
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