礼仪　 % _9 s0 `2 w# {" f
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　　不要用公司信箱发私人信件。
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　　如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。
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% ?  {, K+ W- O3 T) w" g5 V　　不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。
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3 K$ M; H1 r1 N/ O: b8 p　　不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。
! u" q$ Q% P, |6 X; z& f) n) y9 w+ i# s/ z
　　职业。不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。 ; Q/ R" n- ~; `# x( p0 B

0 b1 t* c- Z0 t* r( Q　　职业2：注意语气。注意你和收信人之间的关系。 - ~3 v1 |; ^: u# B5 b# Y! o% X
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　　小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email。 : q: u; x3 V3 x  d* E

7 e. @% H$ G2 _, n) b" T　　缩减签名。最好4行，太多就不好了。   O! j# g9 E' |
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　　引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有“>”。 9 v) u; i) n0 w

1 o0 Y" Z2 d; w　　愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。 0 s8 E# z% |0 H3 u* W% X
1 `$ k( S. j1 X* A' g0 k0 w
　　澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞错。
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7 p- U) a; C5 e) q, W( ]4 b7 A　　不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉。   P1 X" y& o6 c& P3 f4 |
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　　注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。
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　　适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。
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- D+ P6 n3 N+ V( r　　不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。
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, T. \! C' D) O; z　　遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家。 9 n7 w- j. W& w0 e( N5 r& V

; h( v. _$ g. J　　沟通及效力
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　　使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。 , _6 @$ L; c! S5 U7 r: @! N2 K- i3 T
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　　简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点。 * M0 K4 [2 R  M! B" d: u' F

. C( I- Z; k: Y$ y  N% y6 Q: [" R5 z　　摘要。在长信之前加上摘要。 " C; Y0 G3 j: T+ `
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　　可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。
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　　需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。 $ B6 l3 o' Y2 @

4 \# T! }) t' k* w　　也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。 & `4 F$ ]* N# m) D6 }

. r& G: F/ j3 ^, t　　如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。
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, x- z4 k2 O, f# w　　休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。
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　　使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸 。
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　　校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。

　　移动Email 9 A6 X( \7 k5 _( O" h
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　　了解限制。
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8 V+ [  @. B4 M. P' y3 N( |- V　　使用Voice-to-text。
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　　小心重复或删除。
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　　专用。最好设个专用的移动信箱。
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　　不要给移动设备发附件。 / v, S+ Y5 L% J

# _/ y7 O. p8 p- I: l　　要节约使用。 % o! x) n# e3 ?. h; D0 Z

, A( X: N. U( k　　生产力，文件夹和过滤
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　　快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。
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　　24小时内回复，某些行业要求可能更快些。 4 p" E$ I& F. M- O8 C" a
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　　如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。 3 q3 l5 S$ E2 r$ I7 f  A6 x
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　　分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。
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　　纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。
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　　按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。   h/ p; e- V1 k$ ?. H2 L

4 y9 s9 Z) L5 C4 J6 F　　有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。
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　　快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。
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　　限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。
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　　文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。
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/ k9 ~! J# W5 i8 P3 s　　向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。 5 b8 R9 H6 J( Q1 [8 R- d# S3 K1 F
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　　GTD。如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。 ( K1 q! i- o+ v

' j. A; o" i! ^9 n- a　　标题要明确。
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1 R3 A" [  S* V, @+ z　　使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。
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( n) X' Y+ H  [$ W9 \5 B　　把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。 # b. ^" [" A7 N; L1 W% m

; V7 w2 l9 l, D( G& M! q　　开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。 , h' ^- f9 O" i4 c- v( h

- b( W; J/ O$ O( C& P　　抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。
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. E2 I1 S1 a. o. }7 |3 H　　防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。
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　　Email附件 $ t! b8 o6 _2 V# h0 e, Q: U
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　　附件要小。邮箱总不是无限的。
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　　不要转发附件。   W# ~) N" m" I$ G- g! C! u- e

. ?2 u$ T# E1 }/ R" l7 |! A　　在正文中包含一点附件摘要。 . f6 H( H6 ?0 g1 }% r; r' E! t8 x% M
! u3 E& [8 H8 V6 B( {
　　可以发送链接代替附件。
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( E( J2 E6 v. R0 N2 q% L' n* x9 M　　在线共享文档，比如Google Docs。 - w; I. I4 n  k3 M
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　　在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。 ! o  I& T: a& M3 A2 n. n6 I
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　　在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。 , ]- `5 Y, L  {' b

' H- S* ?5 p  H1 y- E: [　　使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。
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　　可以使用OpenOffice.org的XML格式。
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% d  G2 H( t- x, o* Q　　小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。
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3 S5 `/ j. i0 v  Y6 z1 d. f: F　　知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。

　　技巧，调整和备份 8 z& ]5 \; Q5 b, I9 N
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　　使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器，自动分类等。
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　　合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件，以备以后再读。 7 ~: ]) {( J9 H3 n5 Z
! O: s4 C9 ~/ B& c( D; q4 A
　　更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法，以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。 1 f; p5 y! [/ `+ y# ]+ o6 S7 L/ k

0 t1 @& a" J; \8 m9 R4 l1 [　　加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。
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　　利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。 ( ]/ k/ k- z# }6 Q% f

1 M0 U) I5 U$ |1 ~% M　　不同邮件系统的技巧
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, i6 F; c! x& F7 L  G　　使用Gmail。
* `: r* }$ L/ g( o9 ~) k9 V! s
( c/ O% R/ B: A* R  E　　少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。 3 p, t& c0 K* `! e% k7 W, e
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　　使用Gmail的星标来追踪对话。 & ~2 j4 Z: g( x& V/ k3 E

+ _  X; i5 p9 h7 x　　使用Gmail的归档功能。
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　　使用Gmail的空间，Gspace等。
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4 `# q- T: W3 |* E+ F1 r　　使用Gmail的文件转换功能，把不同的格式转成HTML格式。
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　　使用Gmail的MP3播放功能。 : [" L7 w5 e2 }# V

3 m3 n5 ^8 j$ m/ ?# j% l　　Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开（地址还是乱的）。
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　　从Outlook中直接呼叫联系人，需要通过插件实现。 " ^5 L( O8 ?! |

* M) m+ O, E! }　　最新的Outlook也可以订阅RSS。 1 }+ ~: G( t/ k1 k9 z' `

0 k) E9 G6 F# `7 \/ [( V0 a　　Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。
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　　隐私和安全 6 M, ~0 U1 u4 J3 U( \
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　　Email隐私权第一规则：没有真的隐私。
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$ \! j2 y3 G( h. }　　遵守Email规定，主要就是企业应该备份全部邮件，所以也没有隐私。
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　　Copy信件，这不是备份，而是有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。 / l/ I/ d/ f# }
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　　不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。 : }' ]$ P) u8 J) G0 I
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　　使用联系表格（留言本）来代替员工邮箱。
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( ?, S+ m8 R" S7 X, k　　把公开的信箱地址打乱，比如把@替换成at等。 ; }5 G  v/ p9 z( ~! W4 f. x

1 p' @; j0 U& Q: M1 P" d/ G　　使用免费邮箱，但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。 ( p& K) D7 Y) ]+ Z
) l. g7 c! U0 A
　　不请自来的内容不要直接取消订阅，这样也等于认证了自己的邮件地址，把它加到黑名单里就行了。
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+ l9 b! B5 }; B( y! @5 r3 ?4 U　　使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。
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　　使用安全的邮件客户端。
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　　邮件加密。
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　　使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展，可以对Web邮件进行加密。 $ G3 B: D% V( ?* E

) Z, Q; l1 `: G0 T+ ?( t　　秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。 8 H5 H/ N4 d1 ]6 g; n
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　　尼日利亚骗剧。
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% k$ F) `  A! I  m2 M# ^　　小心伪装成Paypal，西联等财务公司的信件，不要点其中的链接。 0 R4 F( I$ ?* u

$ m7 s/ v7 p4 ?8 f4 @) z1 G5 K　　小心那些伪装成著名组织的来信。
+ J! v- s2 g3 t9 Q$ ?% m2 _, O
: N3 i7 ]' ?( P/ X) V　　不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它，比如伪装成你自己发的信被退回等。 ' F/ j  q/ j- J: U1 n
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　　头脑要清醒，在Email世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。 $ d/ z2 K9 t% _! K5 M: [$ ?" g1 w
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　　把这些教给你的小孩。
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　　信息只是删除是不够的，必须破坏它，必要时，可使用大铁锤。 ) c: r/ r: H4 h- b" r
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　　保持机器干净，杀毒等等。